Ik communiceer veel per email. Om overzicht te houden heb ik al vele systemen (oa GTD) gebruikt. Uiteindelijk ben ik uitgekomen op het volgende systeem:

Ik gebruik 1 inbox voor alle email adressen die ik heb. Alle mailinglisten, nieuwsbrieven en dergelijken  worden eruit gefiltered en een eigen mapje onder de map mailinglists opgeborgen. Aangezien deze emails geen directe acties van mij verwachten is dat prima. Heb ik geen zin om ze te lezen dan doe ik dat niet. Heb ik zin om alles weg te gooien dan kan dat. Alle andere email blijft in mijn inbox en behandel ik. Mijn inbox is dus ook mijn todo lijstje. Email die verwerkt is wordt gearchiveerd.

Mijn archief is opgedeeld per jaar.Voorheen gebruikte ik een archief per project maar dat vond ik niet prettig werken. Om de correspondentie van een bepaald project te vinden gebruik de zoekfunctie van mijn email programma Thunderbird. Bij projecten die langer dan een jaar duren dien ik dus meerdere jaren te checken. Aangezien het merendeel van de projecten die ik doe niet langer duren dan twee jaar blijft dit beperkt tot het doorzoeken van mijn archief op twee jaren. Wat dan enorm helpt bij het vinden van de juiste email is het goed gebruiken van heldere en beschrijvende onderwerp regels in de email. Sommige mensen hebben de neiging om continue te reageren middels een reply en dan niet het onderwerp te veranderen. Dit maakt het voor mij lastig om bepaalde emails snel te vinden, maar ook voor de verzendende partij om zijn of haar emails terug te vinden.

Daarom een kleine maar mijns inziens een gouden tip: pas altijd de onderwerp regel aan, zodat deze de inhoud reflecteert. Daarbij is het verstandig om altijd even de naam van een project erbij te vermelden. Dit maakt het werken met email een stuk makkelijker en efficienter! Zie ook dit bericht op Lifehacking wat ingaat op de voordelen van het goed gebruiken van de email onderwerp regel.

(foto gelicenseerd onder CC-BY-SA bron: Biscotte)